POLITYKA PRYWATNOŚCI
witryny https://podlwem-apteka.pl/ prowadzonej przez
L. J. Stankiewicz Spółka Jawna
ul. Ogrodowa 19, 15-027 Białystok,
NIP: 966-182-95-33, REGON: 200055118, KRS: 0000247068
Spis treści:
§ 1. Założenia Polityki Prywatności
§ 2. Definicje pojęć
§ 3. Informacje o Administratorze danych oraz Inspektorze ochrony danych
§ 4. Zakres i cele przetwarzanych danych
§ 5. Podstawy przetwarzania danych
§ 6. Okresy retencji danych
§ 7. Prawa podmiotów danych i sposoby realizacji praw
§ 8. Odbiorcy danych
§ 9. Zabezpieczenia danych osobowych
§ 10. Dobrowolność / obligatoryjność podania danych osobowych
§ 11. Transfer danych do państw trzecich, zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
§ 12. Wykorzystanie plików cookies, adresów IP i Google Analytics
§ 13. Postanowienia końcowe
§ 1. Założenia Polityki Prywatności
Przed rozpoczęciem użytkowania Witryny (w tym procesów zakupowych w aptece internetowej Pod Lwem), prosimy o zapoznanie się z treścią niniejszego dokumentu. Jego celem jest dostarczenie Państwu informacji na jakiej podstawie i w jakim celu są przetwarzane dane osobowe Użytkowników Witryny, jakie są podstawy przetwarzania oraz jakie prawa przysługują Użytkownikom w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez L. J. Stankiewicz Sp. j., jako administratora danych. Spółka L. J. Stankiewicz przywiązuje ogromną wagę do poszanowania prywatności Użytkowników korzystających z Witryny i dokłada najwyższych starań, aby czuli się oni podczas jej użytkowania komfortowo i bezpiecznie. Ponadto Administrator dba, by proces przetwarzania danych osobowych był transparentny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, wytycznymi organu nadzorczego oraz dobrymi praktykami.
W niniejszej Polityce Prywatności realizujemy obowiązek informacyjny wynikający z treści art. 13 RODO, jednakże w razie wszelkich wątpliwości Administrator pozostaje do dyspozycji oraz postara się odpowiedzieć na nurtujące kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych.
§ 2. Definicje pojęć
Polityka Prywatności – niniejszy dokument;
Witryna – serwis pod adresem https://podlwem-apteka.pl/, powiązany z apteką (w tym apteką internetową) prowadzoną przez L.J. Stankiewicz Spółka Jawna, z siedzibą w Białymstoku, ul. Ogrodowa 19, 15–027 Białystok, wpisaną do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000247068, NIP: 966-182-95-33, REGON: 200055118, na prowadzenie której Podlaski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny w Białymstoku wydał zezwolenie Nr NFA.8520.1.13.2017, będącą usługodawcą w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, (apteka internetowa prowadzona jest we współpracy z uprawnionym podmiotem GdziePoLek Sp. z o.o. z siedzibą przy Pl. Piłsudskiego 3, 00-078, Warszawa, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000530013, NIP 525 259 99 96, REGON 360126624);
Dane osobowe – zgodnie z treścią art. 4 pkt 1 RODO to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (,,osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taka jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
Administrator – podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1);
UŚUDE – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.)
§ 3. Informacje o Administratorze danych oraz Inspektorze ochrony danych
Administratorem danych osobowych Użytkowników Witryny jest L.J. Stankiewicz Spółka Jawna, z siedzibą w Białymstoku, ul. Ogrodowa 19, 15–027 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000247068, NIP: 966-182-95-33, REGON: 200055118. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych osobiście w siedzibie, przez adres mailowy: daneosobowe@podlwem-apteka.pl lub listownie na adres siedziby.
§ 4. Zakres i cele przetwarzania danych
Kierując się zasadami przetwarzania danych osobowych wynikającymi z treści art. 5 RODO, a w szczególności zasadą minimalizacji danych oraz zasadą privacy by default, Administrator ogranicza zakres przetwarzanych danych osobowych w ramach korzystania z Witryny (w tym realizacji procesów zakupowych w aptece internetowej) do danych niezbędnych.
Podczas procesu zakupowego w aptece internetowej pozyskiwane są następujące dane osobowe: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail, dane do dostawy, a w przypadku chęci otrzymania faktury również nazwa nabywcy, NIP/PESEL, adres.
Z uwagi na aspekty techniczne systemu informatycznego mogą być również pozyskiwane dodatkowe informacje, w szczególności: adres IP urządzenia końcowego lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, typ systemu operacyjnego, a także dane nawigacyjne, w tym informacje o klikniętych linkach i odnośnikach, lub innych czynnościach, podejmowanych w Witrynie.
W przypadku przesyłania cv drogą elektroniczną poprzez Witrynę, pozyskiwane są dane osobowe kandydatów do pracy zawarte w cv i dołączonych dokumentach oraz formularzu aplikacyjnym.
W przypadku osobistego odbioru zakupionych towarów, możliwe jest pozyskanie wizerunku osoby, w związku z funkcjonującym u Administratora systemem monitoringu wizyjnego, działającego w oparciu o postanowienia Regulaminu Monitoringu Wizyjnego w L.J. Stankiewicz Sp. j.
Administrator dba o to, by dane pozyskiwane były zawsze w uzasadnionym i wyraźnie określonym celu:
– świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie funkcjonalności Witryny, w szczególności zawarcie umowy, zrealizowanie dostawy i rozliczenie umowy;
– obsługi komunikacji pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem (w tym kontaktów za pośrednictwem poczty elektronicznej i formularza kontaktowego, zapytań, skarg lub sugestii);
– prowadzenia rekrutacji;
– spełniania wymogów wynikających z przepisów prawa (w tym przepisów rachunkowych, Kodeksu pracy oraz regulacji dotyczących aptek);
– ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, rozstrzygania reklamacji i sporów;
– administrowania systemem informatycznym, poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług
– zapewniania bezpieczeństwa osób i mienia.
§ 5. Podstawy przetwarzania danych
Administrator dba o to, by przestrzegać zasady legalności i dokłada najwyższych starań, aby każda operacja na danych osobowych opierała się na podstawie prawnej. Administrator przetwarza dane osobowe na różnych podstawach prawnych wynikających zarówno z treści art. 6 ust. 1 RODO, jak i przepisów prawa krajowego dotyczących działalności aptek, czy też Kodeksu Pracy.
W zależności od przypadku i celu przetwarzania, podstawą przetwarzania danych osobowych może być:
– zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w tym zgoda kandydata do pracy wyrażona przy przesyłaniu cv za pośrednictwem Witryny);
– umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną realizowana przez Administratora, na rzecz Użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. b RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
– obowiązek prawny Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości, UŚUDE, ustawy o prawach konsumenta, Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie wysyłkowej sprzedaży produktów leczniczych), Kodeksu Pracy;
– prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO: przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą). Administrator powołuje się na uzasadniony interes podczas analizy, rozwoju, usprawniania i optymalizacji działania Witryny (przede wszystkim w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu, współpracy z kontrahentami), a także w aspekcie obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jak też w aspekcie funkcjonującego monitoringu wizyjnego (zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia).
§ 6. Okresy przetwarzania danych
Administrator dokłada starań, by dane Użytkowników Witryny przechowywać wyłącznie przez okres, kiedy są one potrzebne do realizacji celu lub realizacji obowiązków nałożonych na Administratora. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
W zależności od konkretnej sytuacji, w działalności Administratora przewidziane zostały następujące okresy przetwarzania danych:
– 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność (zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości);
– 3 lata, licząc od pierwszego dnia roku kalendarzowego następującego po roku, w którym złożono zamówienie, zgodnie z § 8 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie wysyłkowej sprzedaży produktów leczniczych;
– okres niezbędny do realizacji praw i roszczeń Administratora lub Klienta, w tym okres trwania procesu reklamacji na podstawie rękojmi, okresy przedawnienia roszczeń; jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata;
– do trzech miesięcy zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy jeśli chodzi o dane z monitoringu wizyjnego;
– do momentu wycofania zgody, jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody (przy czym dane przetwarzane na podstawie zgody w odniesieniu do przyszłych rekrutacji – do 6 miesięcy).
§ 7. Prawa podmiotów danych i sposoby realizacji praw
O ile spełnione zostaną przesłanki wynikające z przepisów RODO i nie wyłączają tego przepisy szczególne, Użytkownikom Witryny mogą przysługiwać następujące uprawnienia w zakresie przetwarzania danych osobowych:
1) Art. 13 i 14 RODO – prawo do informacji
Administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie informacje wypunktowane w treści art. 13 i 14 RODO. Administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji, o których mowa w art. 13 i 14.
2) Art. 15 RODO – prawo dostępu do danych osobowych
Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące. Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
3) Art. 16 RODO – prawo żądania sprostowania danych osobowych
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
4) Art. 17 RODO – prawo żądania usunięcia danych osobowych
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych tylko w sytuacji jeśli zajdą przesłanki wynikające z treści tego przepisu i nie zostanie on wyłączony na mocy innych przepisów szczególnych.
5) Art. 18 RODO – prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania w określonych prawem przypadkach. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, takie dane osobowe można przetwarzać, z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
6) Art. 19 RODO – prawo do powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania
Administrator informuje o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania, których dokonał zgodnie z art. 16, art. 17 ust. 1 i art. 18 RODO, każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Administrator informuje osobę, której dane dotyczą, o tych odbiorcach, jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda.
7) Art. 20 RODO – prawo do przenoszenia danych
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony administratora, któremu dostarczono te dane osobowe.
8) Art. 21 RODO – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f), w tym profilowania na podstawie tych przepisów.
Ponadto Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Zgłoszenia dotyczącego praw podmiotu danych można dokonać na kilka sposobów:
– osobiście w siedzibie Spółki mieszczącej się pod adresem ul. Ogrodowa 19, 15-027 Białystok
– drogą elektroniczną na adres mailowy: daneosobowe@podlwem-apteka.pl
– drogą listowną na adres: ul. Ogrodowa 19, 15-027 Białystok.
Realizacja praw osób, których dane dotyczą jest bezpłatna, chyba że inaczej stanowią przepisy RODO. Zgodnie z treścią art. 12 ust. 5 RODO administrator może pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań.
§ 8. Odbiorcy danych osobowych
Do danych osobowych Użytkowników Witryny przetwarzanych przez Administratora mają bezpośredni dostęp upoważnieni pracownicy, zleceniobiorcy, współpracownicy, praktykanci Administratora.
Ponadto dostęp do danych mają podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych w drodze umów powierzenia lub akceptacji regulaminów (np. dostawca systemu informatycznego apteki internetowej – GdziePoLek Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, podmioty świadczące usługi kurierskie, informatyczne, kadrowe, bezpieczeństwa).
Dane osobowe mogą być udostępniane m.in. organom państwa na mocy przepisów prawa, lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na Administratorze obowiązków.
Dane osobowe Użytkowników nie są udostępniane komercyjnie innym podmiotom.
Dokładamy najwyższych starań, by podmioty, którym udostępniamy dane osobowe, gwarantowały stosowanie środków ochrony adekwatnych do obowiązujących przepisów ochrony danych osobowych, zapewniając w ten sposób wysokie standardy i bezpieczeństwo, a po więcej informacji odsyłamy do ich polityk prywatności.
§ 9. Zabezpieczenia danych osobowych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem osób niepowołanych, utratą czy uszkodzeniem (dostęp wyłącznie upoważnionych osób), starannie dobiera kontrahentów, szkoli personel z obszaru ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, skrupulatnie analizuje wnioski o realizację praw podmiotów danych.
§ 10. Dobrowolność / obligatoryjność podania danych osobowych
Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne bo warunkuje spełnienie celu – bez podania danych osobowych nie jest możliwe zawarcie umowy, kontakt z Administratorem, przeprowadzenie rekrutacji, realizacja praw czy dochodzenie roszczeń.
§ 11. Transfer danych do państw trzecich, zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe Użytkowników nie są świadomie i intencjonalnie przekazywane przez Administratora do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej. Dane nie służą też zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, ani profilowaniu.
§ 12. Wykorzystanie plików cookies, adresów IP i Google Analytics
Podczas przeglądania Witryny przez Użytkownika, Administrator danych osobowych przetwarza informacje w postaci niewielkich plików zwanych cookies (ciasteczka) i zapisywanych na urządzeniu końcowym (np. komputerze, smartfonie) osoby odwiedzającej Witrynę.
Pliki cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu oraz przypisaną wartość.
Informacje zbierane za pomocą plików typu cookies pozwalają zidentyfikować oprogramowanie wykorzystywane przez Użytkownika i dostosować Witrynę do indywidualnych preferencji i potrzeb odwiedzających Witrynę, a także dają możliwość opracowywania ogólnych statystyk odwiedzin Witryny.
Wykorzystywane w Witrynie pliki cookies są bezpieczne dla urządzeń końcowych, w szczególności nie jest możliwe przedostanie się do nich poprzez pliki cookies wirusów lub innego niechcianego czy złośliwego oprogramowania.
Użytkownicy mają możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików cookies do urządzeń końcowych. W tym celu należy zapoznać się z instrukcją obsługi lub tematami pomocy używanej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Witrynie.
Administrator danych osobowych może gromadzić adresy IP Użytkowników (numery przydzielane komputerom osób odwiedzającym Witrynę przez dostawcę usług internetowych) w celu: o diagnozowania problemów technicznych z serwerem, o tworzenia analiz statystycznych, o udoskonalania Witryny, o zapewnienia bezpieczeństwa oraz identyfikacji niepożądanych automatycznych programów do przeglądania treści stron internetowych Witryny, które mogą obciążać serwer.
Witryna zawiera linki i odnośniki do innych stron internetowych. Administrator danych osobowych nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności na nich obowiązujące.
Witryna korzysta także z plików cookies narzędzia Google Analytics dostarczanego przez spółkę Google Ireland Limited, których administratorem jest Google ILL z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Są to pliki, które wraz z adresem IP są wykorzystywane w celu zbierania ogólnych i anonimowych danych statycznych dotyczących sposobu korzystania z Witryny. Więcej informacji na temat warunków korzystania i ochrony danych można znaleźć na stronie internetowej: https://www.google.com/analytics/terms/gb.html oraz https://policies.google.com/?hl=pl. W celu dezaktywacji Google Analytics należy ściągnąć i zainstalować wtyczkę do przeglądarki: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl.
Podstawą prawną dla korzystania z Google Analytics jest prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych (art. 6 ust. 1. lit. f RODO), który polega na analizie sposobu korzystania z Witryny, tworzeniu statystyk i raportów.
§ 13. Postanowienia końcowe
Niniejsza wersja Polityki Prywatności wchodzi w życie z dniem 01.01.2023r. Zmiana treści Polityki Prywatności może nastąpić przez Administratora i jest publikowana w Witrynie.
W sprawach nieuregulowanych w Polityce Prywatności stosuje się odpowiednie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, wytyczne organu nadzorczego, i Europejskiej Rady Ochrony Danych.
Wszelkie ewentualne spory dotyczące zapisów Polityki Prywatności będą podlegały w pierwszej kolejności rozstrzygnięciom polubownym.
